• لا يحتاج تنزيل اي برامج
• لايوجد تكاليف اضافية للصيانة
• لا يوجد تكاليف اضافية للتحديث والتطوير
• العمل من اي مكان
• متابعة اعمالك من تطبيقات الهواتف او اجهزة الحاسب

لعل التطور التكنولوجي في العقود الماضية فرض على مجموعة كبيرة من مكاتب المحاماة والادارات القانوينة مواكبة التغيير من خلال تطوير الاعمال داخل المكتب .. بداية بالفاكس وبرامج الحاسب الالي التقليدية وهذا التطور مازال مستمر حيث تغيرت هذه المكونات الى استخدام تكنولوجيا حديثة ومتطورة نستعرضها مع الامثلة :

البريد الالكتروني

ان البريد الالكتروني المجاني قدم مجموعة كبيرة من التسهيلات السريعة لمكاتب المحاماة وقم بدأت العديد من المكاتب تطوير هذه الالية بشراء بريد الكتروني معتمد وخاص باسم النطاق ([email protected])

التخزين السحابي

قدمت شركات مثل جوجل درايف Drive ودروب بوكس dropbox خدمات التخزين السحابي للملفات مجانا بمساحات معينة

مواقع الانترنت و تطبيقات الهواتف النقالة

اهتم بعض مكاتب المحاماة بإنشاء موقع انترنت خاص به وهذه يعطيه المزيد من التميز والموثوقية كذلك برزت اهمية تطبيقات الهواتف التي تقدم الخدمات لمكاتب المحامين

الانتقال الى الخدمات السحابية

ان الطفرة الحديثة في الانتقال الى الخدمات السحابية يوفر الكثر على مكاتب المحاماة من حيث تكاليف الصيانة والتحديث والتدريب
* راجع (فوائد البرامج السحابية لمكاتب المحاماة)

الاهتمام بأمن المعلومات

الاهتمام بأمن المعلومات يكمن في اصدار القوانين وزيادة الوعي لدى المواطنين والمستخدمين بضرورة توفير نظام وسبل الحماية . وحماية الخصوصية على شبكة الانترنت

• راجع (أمن المعلومات)

ان التطوير السريع للتقنيات التشغيل السحابي ساهمت بتقليل الاعتماد على برامج الحاسب التقليدية التي كانت بها عدة عيوب اهما ..

• ترخيص البرامج يعمل على جهاز واحد
• لايمكن ربطة مع الموبايل
• يتطلب تنصيب
• يحتاج تحديث
• احتمال فقد الملفات

ان تطوير بيئة العمل بتقديم تكنولوجيا بواجهات سهلة سوف يقضي تماماً على مجموعة من التكاليف وسوف يحسن ويسرّع بيئة العمل ومن وسوف تساهم نقل بيئة الاعمال الى عصر التكنولوجيا وسوف توفر لك التكنولوجيا مميزات عديدة اهمها

• التدقيق ومراقبة الجودة
• سرعة الاعمال
• تحسين تجربة العميل (الموكل)

ان القيمة الكبيرة التي يوفرها المسح الالكتروني للوثائق تهدف الى تقليل اعداد الاوراق في المكتب وبالتالي توفير مساحات التخزين والأهم ايضا ان المسح الالكتروني يعتبر اهم من اهم الوسائل في الحماية من الكواراث وتوفر البئية اللا ورقية مميزات من اهمها :

سير العمل Workflow

يبدو في نظر المستخدم ان العمل بالوثائق الورقية سهل وسريع ولكن عمليا في هناك وسائل تكنولوجية سوف تسرع العمل المكتبي وتنقل العمل الورقي الى عمل الكتروني وتحسن سير الاعمال والدورة المستندية حيث يمكن ميكنة الاجراءات وربط الملفات والمستندات وحمايتها وارشفتها واخفائها ايضا ..

قابلية البحث

ان وجود عدد كبير من الاوراق على الرفوف قد يكون بلا فائدة مع مرور الوقت وكثرة الاوراق وهنا تأتي ضرور وجود آلية للبحث سواء بالارشيف او حسب الاسماء او القضايا وكذلك بالقوانين والاحكام

الحماية من الكوارث

قد تشعر ان وجود الاوراق بين يديك هو شي آمن .. ولك الاكثر امانا هو استخدام التكنولوجيا في عملية الارشفة الالكتروني وتخزين ارشيفك الخاص في مكان اخر مع امكانية استرجاعة في اي وقت

ان الاعمال القانونية من الاعمال التي تتطلب تركيز ذهني عالي وهذا يتطلب سرعة استحضار واسترجاع المعلومات والمراجع ومن هنا برزت اهمية استخدام التكنولوجيا في مكاتب المحاماة والادارات القانونية بشكل فعال من خلال الربط مع كافة العاملين في المكتب من محامين ومستشارين وقسم استقبال وشئون مالية ومندوبين .. كلها يجب ان تكون مترابطة لسهولة مينكة الاعمال والاجراءات

لعل أفضل الحلول التنقية لتحسين بيئة عمل مكاتب المحاماة والادارات القانونية يتبين لنا حسب استطلاع اجرته احدى المؤسسات المتخصصة . أهمية وحرص عدد كبير من مكاتب المحاماة العالمية على استخدام التكنولوجيا وفق التقنيات التالية :

1. إدارة الوثائق، 66٪.
2. الادارة المالية 52٪.
3. ذكاء الأعمال، 49٪.
4. تسعير المواد والتخطيط، 47٪.
5. إدارة القضايا، 47٪.

ان سرعة وتيرة الاعمال اليوم تتطلب ان تقوم بتوفير افضل الحلول التقنية لمساعدتك في تطوير اعمالك للمحاماة وهذا يتطلب استبدال جميع الانظمة التقليدية والتي تتطلب تنزيل البرامج وتحديثتها يدويا والانتقال الى انظمة حديثة تعتمد على الحوسبة السحابية وهنا بعض المميزات :

المصدر

ان تحويل مكتبك الى بيئة عمل لا ورقية … لايتطلب منك الكثير .. فقط شيئين مهمين جدا وهما :

• جهاز سكانر فعال
• نظام المحامي™ لادارة المكتب